Drukwerk bestellen? Kies. Klik. Klaar!

In de afgelopen jaren heeft Andi zich steeds verder ontwikkeld tot een state-of-the-art drukkerij die veel verder kijkt dan print. Door voortdurend te investeren in nieuwe technologieën en toepassingen, zijn wij in staat om de behoeften van onze klanten steevast op nummer één te zetten. Een van de slimme oplossingen die wij voor onze klanten ontwikkeld hebben, is de online portal: een online omgeving waar klanten 24/7 op een snelle en eenvoudige manier hun drukwerk kunnen bestellen en beheren. IT’er Marcel Eijkmans vertelt meer over de diverse online portals die Andi samen met een externe partner ontwikkelde.

Voor wie?
De online portal is een resultaat van ons streven om zoveel mogelijk klantwensen in te kunnen vullen en daarmee te gebruiken door vrijwel al onze klanten. De portal is inzichtelijk, makkelijk in gebruik en altijd toegankelijk, vanaf welke plek en op welk tijdstip dan ook. Of je nu op een simpele manier drukwerk wilt bestellen of een ingewikkeld printproces met voorraadbeheer wilt automatiseren: er is voor vrijwel elke klant een toepassing die past.

Meerdere voordelen voor de gebruiker
De grootste kracht van de portal zit in het gebruiksgemak. In feite zorgen we ervoor dat de gehele logistiek achter het bestellen van drukwerk voor de klant geautomatiseerd en geoptimaliseerd is. Hoe ingewikkeld dit proces ook is. Afhankelijk van de complexiteit, zijn er drie varianten die we aan kunnen bieden. Daarnaast is er een koppeling mogelijk met het eigen systeem van de klant. Een voorbeeld is de bestelportal, die we onder andere ingericht hebben voor de landelijke preventiecampagne tegen drugscriminaliteit. Voor alle betrokken partijen – waaronder de Limburgse gemeenten en hulpdiensten – werd een ‘eigen’ webshop ingericht, waarin zij het benodigde drukwerk rechtstreeks konden bestellen in de gewenste oplage. Daarbij had het campagneteam real-time inzicht in de voorraad. Snel, efficiënt en logistiek een heel stuk overzichtelijker.

Daarnaast is het online portal altijd beschikbaar; 24 uur per dag, 7 dagen per week. Dat maakt dat gebruikers niet meer afhankelijk zijn van werkdagen en kantoortijden. Zo zien we dat veel repro-werk in de weekenden en avonden besteld wordt, wanneer medewerkers de rust hebben om er even voor te gaan zitten.

Ook niet onbelangrijk, is dat we met het online portal de foutgevoeligheid aanzienlijk verminderen. De reguliere drukbestanden van de klant zijn met hun specificaties opgeslagen in de portal en worden automatisch bijgevoegd bij een printopdracht. Er kan dus bijvoorbeeld nooit een fout ontstaan door het per ongeluk selecteren van het verkeerde bestand of het doorgeven van de verkeerde specificaties.

Tenslotte is de verwerkingssnelheid van printopdrachten dankzij de portal hoger. Doordat alle producten en printdetails al vastgelegd zijn in het portalsysteem, is er geen onderling e-mailverkeer meer nodig. Voorheen mailde de klant ons met een printopdracht en vervolgens stuurden wij een offerte terug, waarop de bestandscontrole, eventuele aanpassingen in het drukbestand en de uitvoering volgden. Nu zijn de specifieke producten, documenten en prijsafspraken vastgelegd in de portal, waardoor er heel wat minder handelingen nodig zijn dan bij handmatig geplaatste orders.

Hoe werkt het online portal?
Ongeachte welke portal je hebt, werkt het eigenlijk altijd hetzelfde. In de speciaal voor de klant ingerichte webwinkel kiest de medewerker de drukwerkproducten die hij of zij nodig heeft. Vervolgens wordt de bestelling geplaatst en gaan wij aan de slag. Meestal is hier geen enkele extra communicatie meer nodig, aangezien de printspecificaties en details al ingebouwd zijn in de portal. Wij weten dus precies wat we moeten doen, hier heeft de klant geen omkijken meer naar.

Voortdurend in ontwikkeling
De IT-afdeling van Andi zit absoluut niet stil. Het team is dagelijks in de weer om de online portal te optimaliseren en verbeteren. Op basis van de behoeften van onze klanten worden er voortdurend nieuwe toepassingen ontwikkeld.

Het online portal is een extra (gratis) service van Andi. Ben je benieuwd welke voordelen het online portal jouw bedrijf biedt? Neem dan gerust contact op voor meer informatie en een demonstratie.


 


 

Marcel Eijkmans

Teamleider IT